Jak zatrudnić osobę z niepełnosprawnością w 2025 roku? Przewodnik krok po kroku dla pracodawców

Według danych GUS za I kwartał 2025 roku aktywność zawodowa osób z niepełnosprawnościami systematycznie rośnie. Coraz więcej firm korzysta z dopłat PFRON i odkrywa wartość pracownika z orzeczeniem (źródło: GUS).

Zatrudniając pracownika z orzeczeniem możesz zyskać nawet do 4 140 zł miesięcznego dofinansowania z PFRON, a jeśli twoja firma zatrudnia ponad 25 osób dodatkowo zmniejszyć lub całkowicie zlikwidować obowiązkowe wpłaty na Fundusz (źródło: PFRON FAQ).

Dlatego jestem przekonana, że zatrudnienie osoby niepełnosprawnej to decyzja korzystna biznesowo i społecznie. Jeśli prowadzisz firmę i myślisz o zatrudnieniu osoby z niepełnosprawnością, to dobry kierunek. A dziś podpowiem ci, jak zatrudnić osobę niepełnosprawną krok po kroku i nie utknąć w gąszczu formalności.

Jak zatrudnić osobę z niepełnosprawnością – procedura w skrócie

• Sprawdź orzeczenie
  Zweryfikuj ważność i stopień niepełnosprawności.
• Wybierz umowę o pracę
  Umowa o pracę umożliwia dopłaty PFRON.
• Zorganizuj badania, BHP, akta
  Skierowanie na medycynę pracy, szkolenie BHP, komplet akt.
• Załóż konto i uzyskaj podpis SODiR
  Konto i podpis do składania Wn-D/INF-D-P.
• Zgłoś do ZUS
  ZUS ZUA/ZZA z oznaczeniem statusu OzN.
• Dopełnij PFRON
  Co miesiąc złóż Wn-D i INF-D-P.
• Pilnuj terminów
  Wn-D i INF-D-P do 25. dnia, DEK-I-0 do 20. dnia.

Jak rozpocząć proces zatrudnienia? Od orzeczenia do podpisania umowy

Rekrutację masz za sobą. Zanim podpiszesz umowę, upewnij się, że kandydat posiada aktualne orzeczenie o niepełnosprawności. Bez tego dokumentu nie możesz traktować go formalnie jako pracownika niepełnosprawnego, ani korzystać z dofinansowania.

Dokument ten może być wydany przez:

• Powiatowy Zespół ds. Orzekania o Niepełnosprawności (orzeczenie o stopniu niepełnosprawności).
• ZUS (decyzja o niezdolności do pracy).
• KRUS (decyzja o niezdolności do pracy w gospodarstwie rolnym).

Ważne, żeby był aktualny w dniu podpisania umowy o pracę i wskazywał stopień: lekki, umiarkowany, znaczny lub ich odpowiednik (źródło: GUS – definicja stopni niepełnosprawności).

Dlaczego forma umowy z pracownikiem niepełnosprawnym ma znaczenie?

Możesz zatrudnić osobę z niepełnosprawnością na dowolnej podstawie. Na umowę o pracę, zlecenie lub dzieło. Jednak pamiętaj o kilku kwestiach ważnych zarówno dla zatrudnionego jak i ciebie:

• dofinansowanie z PFRON przysługuje tylko przy umowie o pracę (źródło: PFRON, komunikat 2025).
• umowy cywilnoprawne nie dają ci prawa do dopłat ani ulg.
• dodatkowe uprawnienia pracownika (np. krótszy czas pracy, dodatkowy urlop) obowiązują wyłącznie przy umowie o pracę.

Jakie dokumenty są potrzebne przy zatrudnieniu osoby z niepełnosprawnością?

Dokumentacja to coś, czego nie możesz pominąć. Bez niej nie tylko nie rozliczysz się poprawnie z PFRON, ale też możesz stracić prawo do dofinansowania. Dlatego uporządkuj sprawę od początku i dopilnuj formalności leżących zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy.

Jakie dokumenty powinien dostarczyć pracownik z niepełnosprawnością?

Najważniejszy jest oczywiście dokument potwierdzający stopień niepełnosprawności. Kandydat powinien dostarczyć ci:

• orzeczenie o stopniu niepełnosprawności (lekki, umiarkowany, znaczny), wydane przez PZON, ZUS lub KRUS.
• oświadczenie o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych, jak w przypadku każdego pracownika (zgoda RODO).
• podpisane wszelkie dokumenty obowiązujące w firmie (kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy, umowa o pracę, deklaracja PPK, regulamin, oświadczenia, PIT-2)

Pamiętaj, żeby zrobić kopię orzeczenia i przechowywać ją w części B akt osobowych pracownika (źródło: PFRON, pytania i odpowiedzi).

Jakie dokumenty obowiązują pracodawcę osoby niepełnosprawnej?

Twoja lista obowiązków jest podobna do standardowego zatrudnienia. Najpierw:

• podpisanie umowy o pracę.
• skierowanie i pozyskanie orzeczenia lekarza medycyny pracy.
• zgromadzenie kompletnej dokumentacji pracownika do akt.
• szkolenie BHP.
• zgłoszenie do ZUS.

Ale jeżeli chcesz skorzystać z dofinansowania i ulg, musisz pamiętać o kilku dodatkowych elementach:

• formularz INF-D-P, czyli informacja o zatrudnieniu osoby niepełnosprawnej (składasz do PFRON).
• wniosek Wn-D o dofinansowanie wynagrodzenia (co miesiąc do 20. dnia).
• dokumentacja płacowa – listy płac, umowa, potwierdzenia przelewu wynagrodzenia.
• rejestracja w systemach SODiR i e-PFRON2, jeśli jesteś objęty obowiązkiem sprawozdawczym (źródło: PFRON – instrukcje rejestracji).

Dzięki tej kompletnej dokumentacji unikniesz opóźnień w wypłacie dopłat i problemów przy kontrolach PFRON.

Jak zgłosić zatrudnienie do ZUS i PFRON?

Kiedy już podpiszesz umowę z pracownikiem i masz komplet dokumentów, czas na zgłoszenia.

Zgłoszenie do ZUS

Tutaj działasz, tak jak w przypadku każdego innego pracownika. Wysyłasz zgłoszenie ZUS ZUA lub ZUS ZZA (w zależności od rodzaju umowy) i dołączasz dane osoby z orzeczeniem. Warto oznaczyć w systemie, że pracownik ma status osoby niepełnosprawnej.

Zgłoszenie do PFRON

Zatrudnioną osobę niepełnosprawną warto, abyś dodatkowo zgłosił do PFRON. Zrobisz to przez:

• Rejestrację w systemie SODiR – tutaj będziesz składać wnioski o dopłaty do wynagrodzeń.
• Rejestrację w systemie e-PFRON2 – jeśli twoja firma zatrudnia więcej niż 25 pracowników i musisz składać miesięczne deklaracje DEK-I-0.

PFRON udostępnia szczegółowe instrukcje rejestracji i filmy krok po kroku, więc nie musisz robić tego „na ślepo”.

Terminy, o których musisz pamiętać

Są one kluczowe. Nie możesz ich przekraczać, gdyż inaczej możesz stracić prawo do dofinansowania.

• Do 30 dni przed złożeniem pierwszych dokumentów o refundację zgłaszasz pracownika w systemie SODiR.
• Do 20. dnia każdego miesiąca po miesiącu wypłaty wynagrodzenia składasz wniosek Wn-D i załącznik INF-D-P.
• Do 25. dnia następnego miesiąca składasz deklarację DEK-I-0, jeśli masz taki obowiązek.

Spóźnienie oznacza utratę dopłaty za dany miesiąc. PFRON przewiduje możliwość przywrócenia terminu, ale tylko w wyjątkowych, uzasadnionych sytuacjach (źródło: PFRON FAQ).

Co możesz zyskać jako pracodawca osoby niepełnosprawnej w 2025 roku?

Zatrudniając osobę z niepełnosprawnością na umowę o pracę, masz prawo do wsparcia finansowego z PFRON. To realne odciążenie budżetu firmy, które jednocześnie zachęca do tworzenia dostępnych miejsc pracy.

Ile wynosi dofinansowanie do wynagrodzenia 2025 roku?

Wysokość dopłat zależy od stopnia niepełnosprawności i ewentualnych tzw. schorzeń specjalnych (np. epilepsja, choroby psychiczne, upośledzenie umysłowe). Dla pewności sprawdź kody na orzeczeniu pracownika. Jeśli widnieją tam symbole 01-U, 02-P, 04-O, 06-E lub 12-C masz prawo do wyższego wsparcia z PFRON.

Aktualne stawki dofinansowania do wynagrodzeń obowiązujące w 2025 roku zostały ujęte w tabeli (źródło: PFRON, komunikat 2025):

Jednak nie przeocz istotnych formalności. Żeby otrzymać dopłatę, musisz spełnić kilka warunków:

• wynagrodzenie pracownika musi być wypłacone terminowo.
• składki ZUS muszą być opłacone w całości.
• dokumenty muszą być złożone w terminach (Wn-D, INF-D-P).

Przykład wsparcia w praktyce
Firma zatrudnia informatyka z niepełnosprawnością (np. umiarkowany stopień i dodatkowo epilepsja czyli schorzenie specjalne). Zgodnie z przepisami uzyskuje dofinansowanie 2 585 zł miesięcznie.

Kiedy można otrzymać refundację kosztów dostosowania stanowiska pracy?

Jeśli zatrudniony pracownik potrzebuje specjalnych warunków, możesz ubiegać się o refundację kosztów dostosowania miejsca pracy. Kwota wsparcia w tym przypadku wynosi nawet do 20-krotności przeciętnego wynagrodzenia. Limit do 15-krotności przeciętnego wynagrodzenia dotyczy zaś wyposażenia stanowiska.

Musisz złożyć wnioski przed rozpoczęciem inwestycji i zatrudniać pracownika przez co najmniej 36 miesięcy (źródło: Ustawa o rehabilitacji, art. 26).

Dla kogo są ulgi i zwolnienia ze składek na PFRON?

Kiedy prowadzisz firmę zatrudniającą co najmniej 25 osób, masz obowiązek wpłacać środki na PFRON, jeśli wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych jest niższy niż 6%. Zatrudniając pracowników z orzeczeniem, możesz:

• obniżyć wysokość wpłat.
• całkowicie zwolnić się z tego obowiązku (źródło: Ustawa o rehabilitacji, art. 21).

Czy dostosowanie stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej jest konieczne?

Zgodnie z przepisami masz obowiązek zapewnić pracownikowi z niepełnosprawnością warunki umożliwiające bezpieczną i skuteczną pracę (źródło: Ustawa o rehabilitacji, art. 23a). Wskazaniem są ograniczenia zdrowotne uniemożliwiające np. korzystanie ze standardowego biurka, komputera czy przestrzeni. Taka adaptacja stanowiska to obowiązek pracodawcy. Jednak nie zawsze musisz inwestować w kosztowne przebudowy miejsca pracy. Czasem wystarczy niewielkie modyfikacje, żeby pracownik mógł wykonywać swoje obowiązki efektywnie i bezpiecznie.

Przykład
Osoba niedowidząca może potrzebować większego monitora albo programu czytającego ekran.

Najczęstsze błędy pracodawców zatrudniających osoby niepełnosprawne

Wielu pracodawców popełnia proste błędy, które później kosztują ich utratę dopłat albo konieczność zwrotu pieniędzy do PFRON. Zobacz, czego musisz unikać, by nie mieć kłopotów.

• Brak zgłoszenia zatrudnienia do PFRON

Najczęstszy problem to… zapomnienie o zgłoszeniu pracownika w systemie SODiR. Masz na to 30 dni od podpisania umowy. Spóźnienie oznacza utratę dopłaty za dany miesiąc (źródło: Ustawa o rehabilitacji, art. 26a). Dlatego od razu po zatrudnieniu ustaw przypomnienie i przygotuj komplet formularzy.

• Błędne dane we wniosku

Niedokładnie wpisany PESEL, zły stopień niepełnosprawności albo brak podpisu. Takie drobnostki wystarczą, żeby PFRON odrzucił twój wniosek. Dlatego sprawdź dokumenty dwa razy albo poproś o pomoc doradcę PFRON.

Przykład z wyroku
WSA w Warszawie (13 stycznia 2023 r., V SA/Wa 230/22) uchylił decyzję Prezesa PFRON o zwrocie dopłaty, bo organ błędnie oparł się wyłącznie na danych ZUS, nie badając faktycznych kosztów płacy (źródło: WSA 2023).

• Fikcyjne zatrudnienie „na papierze”

Część firm kusi się na poprawę swojej sytuacji ekonomicznej i zatrudnia niepełnosprawnych tylko po to, żeby dostać dopłaty, bez faktycznego powierzenia obowiązków. To poważne naruszenie. PFRON prowadzi kontrole i w takich przypadkach nakazuje zwrot całego dofinansowania.

Przykład z wyroku
NSA (11 kwietnia 2025 r., I GSK 86/22) utrzymał w mocy decyzję nakazującą zwrot środków. Pracodawca był w trudnej sytuacji ekonomicznej i pomoc naruszała reguły pomocy publicznej (źródło: NSA 2025).

• Ignorowanie przywilejów pracownika z orzeczeniem

Pracownik z umiarkowanym lub znacznym stopniem ma prawo do:

• krótszego czasu pracy (7 godzin dziennie, 35 godzin tygodniowo).
• dodatkowej przerwy 15 minut wliczanej do czasu pracy.
• 10 dni dodatkowego urlopu w roku.
• płatnych zwolnień na wizyty u specjalistów.

Jeśli tego nie respektujesz, pracownik może zgłosić sprawę do PIP albo sądu pracy (źródło: Ustawa o rehabilitacji, art. 15).

Jak zatrudnić osobę niepełnosprawną? Lista zadań dla pracodawcy

✅ Sprawdź orzeczenie o niepełnosprawności – upewnij się, że pracownik posiada ważne orzeczenie wydane przez uprawniony organ.
✅ Dostosuj stanowisko pracy – oceń, czy potrzebne są zmiany techniczne lub organizacyjne, aby pracownik mógł wykonywać swoje obowiązki.
✅ Zgłoś zatrudnienie do ZUS – jak w przypadku każdego pracownika.
✅ Zgłoś zatrudnienie do PFRON – jeśli chcesz uzyskać dofinansowanie do wynagrodzeń, złóż odpowiednie dokumenty.
✅ Wystąp o zwrot kosztów dostosowania stanowiska pracy – jeśli potrzebujesz zakupić specjalistyczny sprzęt lub dokonać przeróbek w miejscu pracy.
✅ Pamiętaj o szkoleniach – złóż wniosek o dofinansowanie kursów i szkoleń dla nowego pracownika, jeżeli to potrzebne.
✅ Zadbaj o integrację w zespole – przygotuj pracowników na przyjęcie osoby z niepełnosprawnością, wprowadzając kulturę otwartości i współpracy.
✅ Monitoruj i wspieraj rozwój pracownika – regularnie sprawdzaj, czy potrzebne są dodatkowe udogodnienia lub zmiany w organizacji pracy.

Twoje FAQ

Źródła

1. Raport GUS, Aktywność ekonomiczna ludności Polski – 1 kwartał 2025 r., https://stat.gov.pl/obszary-tematyczne/rynek-pracy/pracujacy-bezrobotni-bierni-zawodowo-wg-bael/aktywnosc-ekonomiczna-ludnosci-polski-1-kwartal-2025-r-,4,58.html?pdf=1
2. PFRON FAQ, „Najczęściej zadawane pytania w sprawie dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych”, https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/dofinansowanie-wynagrodzen/najczesciej-zadawane-pytania-w-sprawie-dofinansowania-do-wynagrodzen-pracownikow-niepelnosprawnych/
3. GUS, Stopień niepełnosprawności, https://stat.gov.pl/metainformacje/slownik-pojec/pojecia-stosowane-w-statystyce-publicznej/487,pojecie.html
4. Komunikat PFRON, 2025, Zmiany w wysokości dofinansowania do wynagrodzenia pracowników z niepełnosprawnością, https://www.pfron.org.pl/komunikaty-z-regionu/szczegoly-komunikatu/news/zmiany-w-wysokosci-dofinansowania-do-wynagrodzenia-pracownikow-z-niepelnosprawnoscia/
5. PFRON, Instrukcje rejestracji certyfikatu kwalifikowanego i podpisywania dokumentów w SODiR On-Line, https://www.pfron.org.pl/fileadmin/SODiR/2023/Instrukcja_rejestracji_certyfikatu_kwalifikowanego_i_podpisywania_dokumentow_w_SODiR_On-Line_v.5.4_20.10.2023.pdf
6. Ustawa z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych – tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 913, https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250000913/O/D20250913.pdf
7. Wyrok WSA w Warszawie z dnia 13 stycznia 2023 r., sygn. akt V SA/Wa 230/22, https://wgpr.pl/blog/wygrana-sprawa-przeciwko-pfron-przed-wsa/
8. NSA z dnia 11 kwietnia 2025 r., sygn. I GSK 86/22 https://inforfk.pl/dok/tresc%2CFOB0000000000006965898%2COddalenie-skargi-kasacyjnej-dotyczacej-zwrotu-srodkow-dofinansowania-wynagrodzen-niepelnosprawnych-pracownikow-Wyrok-NSA-z-dnia-11-kwietnia-2025-r-sygn-I-GSK-86-22.html
9. PFRON, Refundacja wyposażenia stanowiska https://www.pfron.org.pl/pracodawcy/wyposazenie-stanowisk-pracy/
10. Poradnik PIP „Dostosuj swój zakład do obowiązującego prawa pracy”, https://www.pip.gov.pl/files/127/Dla-pracodawcow/326/dostosuj-swoj-zaklad-do-obowiazujacego-prawa-pracy.pdf